Правила оформления документов

Образцы формулировок ссылок на источники финансирования при направлении материалов в печать

Правила оформления сопроводительных документов при подготовке материалов к опубликованию (утверждены Приказом № 37 от 16 апреля 2015 года):

1. оформить комплект документов;
2. подписать у руководителя-эксперта;
3. подать ПРЕДСТАВЛЕНИЕ публикации на ученый совет (вместе с комплектом документов) в общий отдел Кудряшовой М.Н. (Главный корпус (центральное крыло) к. 105, тел.35-08);
4. получить одобрение ученого совета на публикацию материалов.

Комплект документов, оформляемых на материалы, предназначенные к открытому опубликованию (ОФОРМЛЯЕТСЯ НА РУССКОМ ЯЗЫКЕ), включает в себя:

При отправке за границу:

• заключение для материалов, не содержащих сведений, составляющих государственную тайну – 1 экз. или заключение при наличии в материалах сведений, составляющих государственную тайну – 1 экз.;
• дополнительное экспертное заключение – 1 экз.;
• один экземпляр материала, предназначенного к открытому опубликованию.

При отправке на международные конференции, проводимые на территории России:

• заключение для материалов, не содержащих сведений, составляющих государственную тайну – 2 экз. или заключение при наличии в материалах сведений, составляющих государственную тайну – 2 экз.;
• дополнительное экспертное заключение – 1 экз.;
• один экземпляр материала, предназначенного к открытому опубликованию.

При отправке публикаций в российские журналы с их последующим переводом на иностранный язык и опубликованием за рубежом:

• заключение для материалов, не содержащих сведений, составляющих государственную тайну – 2 экз. или заключение при наличии в материалах сведений, составляющих государственную тайну – 2 экз.;
• дополнительное экспертное заключение – 1 экз.;
• один экземпляр материала, предназначенного к открытому опубликованию.

При отправке в российские журналы и сборники конференций без участия иностранцев:

• заключение для материалов, не содержащих сведений, составляющих государственную тайну – 2 экз. или заключение при наличии в материалах сведений, составляющих государственную тайну – 2 экз.;
• один экземпляр материала, предназначенного к открытому опубликованию.

При отправке в российские журналы и сборники конференций при наличии иностранных соавторов:

• заключение для материалов, не содержащих сведений, составляющих государственную тайну – 2 экз. или заключение при наличии в материалах сведений, составляющих государственную тайну – 2 экз.;
• дополнительное экспертное заключение – 1 экз.;
• один экземпляр материала, предназначенного к открытому опубликованию.

Комплект документов для вывоза постер-докладов (в том числе на электронных носителях), образцов, приборов, экспонатов для проведения научных исследований за границей включает в себя:

• разрешение-ходатайство – 1 экз.;
• заключение для материалов, не содержащих сведений, составляющих государственную тайну – 1 экз. или заключение при наличии в материалах сведений, составляющих государственную тайну – 1 экз.;
• дополнительное экспертное заключение – 1 экз.

При необходимости (требование редакции журнала или оргкомитета) оформите сопроводительные письма:

• сопроводительное письмо к статье – 2 экз. (1 экз. оригинал, 1 экз. копия – оформляется без штампа);
• сопроводительное письмо к докладу – 2 экз. (1 экз. оригинал, 1 экз. копия – оформляется без штампа).

Для публикаций, выполненных за счет средств Российского Научного Фонда совместно с комплектом сопроводительных документов необходимо оформить:

• Акт тематического соответствия – 1 экз.

Если публикация подготовлена совместно с сотрудниками другого института, и материал направляется в редакцию другой организацией материал необходимо провести через Ученый Совет и оформить соответствующий комплект документов (Заключение о возможности опубликования, Разрешение – Ходатайство и Акт тематического соответствия, если необходимо)

Учет выдачи заключений, дополнительных экспертных заключений и разрешений на вывоз материалов за границу осуществляется общим отделом института. Учетный номер ставится на представлении публикации на ученый совет. При наличии разрешения-ходатайства − на нем. Комплект документов, разрешающий опубликование материалов, хранится в общем отделе института. Для монографий, обзоров и других объемных материалов допускается хранение титульного листа и страниц материала с разделом «Содержание».